一家公司买了 AI 办公工具，问我们先给哪个部门用。
销售说需要，客服说需要，行政也说需要。最后每个部门都开了账号，三个月后，真正每周在用的只有几个人。
问题不在工具，而在起点。AI 办公不是按部门发账号，而是按任务选岗位。
先别按部门分，按任务分
“给销售用”太粗。销售每天做的事很多：找线索、写跟进、查报价、整理会议记录、做周报。每件事的频率、规则和风险都不一样。
先把岗位拆成任务，再判断哪一件适合先交给 AI。
比如销售支持岗，常见任务可以列成这样：
- 从名片和聊天记录里整理客户信息；
- 根据客户行业找一段开场话术；
- 把会议录音整理成跟进要点；
- 查产品参数和报价规则；
- 把线索按地区和行为分级。
列出来以后，你会发现并不是整个岗位都适合，而是其中一两件任务特别适合。
三个条件：频率、规则、代价
第一个条件是频率。一天做几次，还是一周一次？频率太低，学了也用不上。
第二个条件是规则。有没有相对明确的输入和输出？如果每次都要靠老员工临场判断，第一版很难做稳。
第三个条件是出错代价。答错一句话，是客户笑一笑，还是要赔钱、违约、承担合规责任？代价高的任务，不适合让 AI 单独完成。
三个条件都过得去，才适合做第一个试点。只有“大家觉得需要”，不够。
哪些岗位通常适合先做
从我们接触的项目看，下面几类岗位比较容易起步：
销售支持。 整理客户资料、准备跟进摘要、查产品资料。输入输出清楚，人工最后确认一下就能用。
客服和售后。 常见问题、工单分类、回复草稿。要注意知识更新和转人工，不要让 AI 直接承诺赔付。
运营。 周报汇总、活动素材整理、数据口径说明。重复多，格式相对固定。
人力资源。 入职材料清单、制度问答、培训通知。涉及员工隐私的内容要单独处理。
财务。 发票录入、对账提醒可以做，但涉及付款、税务判断和对外报表，必须保留人工复核。
这不是固定名单。每个公司的任务结构不同，关键是按上面的三个条件判断，不要照搬别人的岗位。
一个岗位里，先选一个任务
选好岗位后，不要同时上五个任务。
先选一个每天都在发生、结果容易检查的任务。比如“把会议录音整理成跟进摘要”，就比“帮销售提升成交率”具体得多。
第一版只要求三件事：
- 输出格式稳定；
- 关键事实不出错；
- 人能在几分钟内改完。
跑顺以后，再把第二个任务接进来。每接一个任务，都要重新看知识、权限和人工接管，不要以为第一个跑通，第二个自然没问题。
试点四周看什么
第一周，记录原流程。谁在做，花多久，最常见的错误是什么。
第二周，小范围使用。只给一个小组，保留人工复核。
第三周，收集问题。哪些回答不能用，哪些步骤还要回到旧系统，哪些人根本没用。
第四周，复盘。看四个数：使用率、处理时长、返工率、人工接管比例。
如果使用率很低，先查入口和任务选择，不要急着加功能。如果返工率很高，先查知识和验收标准，不要急着换模型。
先算一笔时间账
选岗位前，先跟一线算一笔时间账。
这个任务一天做几次，一次多久，其中多少时间花在查找、复制、改写和格式调整上。
如果大部分时间花在判断和沟通，AI 能帮的有限；如果大部分时间花在找资料、搬内容、改格式，通常更适合先做。
这笔账不用很精确，但要由实际做事的人来估，不要由管理者拍脑袋。估完再决定试点任务，比凭感觉选岗位可靠。
谁负责，比买什么工具重要
AI 办公试点一定要有一个业务负责人，不能只交给 IT。
业务负责人决定哪些任务先做、什么算合格、例外怎么处理。IT 负责账号、接口和权限。两者缺一个，项目就容易变成“工具买了，没人管”。
培训也要按岗位做。不要讲模型原理，讲这个岗位哪三件事可以交出去、怎么问、什么情况必须找人确认、出错了找谁。
什么情况下先别铺开
流程本身很乱、任务没有标准、数据不能给外部系统、出错代价很高，这几种情况先别急着上 AI 办公。
还有一种常见情况：员工已经在用个人版工具，但公司不知道。与其一刀切禁止，不如先了解他们在用什么、解决什么问题，再决定哪些可以收进公司统一管理。
AI 办公的起点不是“给每个人一个助手”，而是“找一个岗位，把一件具体的事跑顺”。第一个任务选对了，后面才有得谈。岗位选错了，再好的模型也只是多一个没人打开的入口。
如果你正在选第一个岗位，可以看我们的AI 办公落地和办公智能体接入 OA，先把岗位任务清单列出来。